Tidak sedikit kendala perusahaan distributor yang sering muncul setiap harinya dan harus dihadapi serta diselesaikan dalam waktu singkat. Khususnya untuk perusahaan distributor barang seperti makanan dan minuman yang memiliki masa kadaluarsa lebih singkat.
Bagi Anda yang berkecimpung dalam dunia distributor pastinya sering mengalami kendala-kendala ini tanpa disadari. Seperti apa kendala yang sering muncul dan bagaimana cara karyawan bisa menanganinya?
10 Kendala Perusahaan Distributor yang Sering Muncul
Perusahaan distributor memiliki peranan penting dalam rantai perdagangan. Perusahaan inilah yang menjadi perantara dari produsen dengan toko atau end user. Dibandingkan produsen atau pabrik, kinerja perusahaan distributor jauh lebih kompleks.
Tidak heran kendala perusahaan distributor cukup banyak seperti:
1. Produsen yang Menjual Langsung ke Konsumen
Tidak semua produsen atau manufaktur selalu menjual produknya ke distributor. Beberapa manufaktur bahkan ada yang melakukan penjualan ke konsumen secara langsung. Hal ini tentu mempersulit distributor untuk mendapatkan konsumen.
Pasalnya harga yang dipatok oleh produsen akan jauh lebih murah dibandingkan distributor. Otomatis pasar akan semakin kecil yang membuat distributor butuh waktu lebih lama untuk menjual produk.
Kendala ini perlu diatasi dengan hati-hati oleh distributor karena berhubungan dengan konsumen. Perlu adanya strategi marketing yang jauh lebih menarik dibandingkan produsen. Selain itu penting bagi distributor untuk melakukan pemetaan area konsumen mana saja yang belum terjangkau.
2. Permasalahan dalam Pengiriman
Kendala perusahaan distributor yang paling sulit untuk dihindari adalah pengiriman. Ada banyak faktor yang menjadi kendala seperti cuaca buruk, macet atau alat transportasi yang rusak. Apalagi jika distributor memiliki banyak armada truk yang harus terus dirawat.
Padahal konsumen memiliki toleransi yang cukup rendah terhadap keterlambatan pengiriman. Tidak sedikit konsumen yang akhirnya memutuskan untuk mengambil produk dari distributor karena masalah keterlambatan ini.
Mengingat distributor tidak bisa menghindari kemacetan dan cuaca buruk maka persiapan harus dilakukan dengan tepat. Perlu adanya sistem manajemen pengiriman yang baik sehingga tidak ada keterlambatan pengiriman. Sistem inventaris dan pengiriman ini akan membantu menciptakan jadwal pengiriman yang efisien.
3. Meningkatnya Permintaan melalui E-Commerce
Hal ini tentu harus disambut baik meskipun jadi salah satu kendala perusahaan distributor. Ketika permintaan dari e-commerce meningkat, mengingat ada begitu banyak reseller online saat ini maka Anda harus bisa memenuhi semua kebutuhannya.
Reseller di e-commerce ini sendiri ada yang memiliki pasar B2B dan juga B2C sehingga Anda harus paham karakter dari masing-masing e-commerce agar bisa terus memenuhi pasokannya. Ini sama saja dengan Anda yang aware terhadap perkembangan teknologi.
Supaya kebutuhan ini terpenuhi akan lebih baik jika Anda membentuk tim khusus yang bisa menangani masalah ini. Dengan begitu divisi lain bisa bergerak dengan leluasa dan memenuhi tanggung jawabnya dengan baik. Masalah lonjakan permintaan pun akan terus terpenuhi.
4. Manajemen Keluhan Konsumen yang Tidak Terpenuhi
Berbeda dengan toko yang memiliki customer service lebih terlatih, manajemen konsumen hingga saat ini menjadi kendala perusahaan distributor yang kerap tidak selesai. Setiap distributor memiliki banyak konsumen dari berbagai daerah yang jumlah pesanannya cukup tinggi.
Ada yang merasa puas dengan pembelian namun ada juga yang tidak. Ketidakpuasan ini masih sering terabaikan karena distributor terlampau sibuk mengatur barang keluar dan masih serta mencari konsumen baru. Padahal konsumen yang tidak puas ini bisa merugikan perusahaan.
Demi mengatasi masalah ini sebaiknya perusahaan menyediakan tim khusus yang menangani masalah konsumen. Customer service tidak hanya terlatih untuk mencari dan menerima pesanan tetapi juga menerima keluhan serta menyelesaikannya. Perlu standar operasional prosedur tersendiri untuk menangani kendala ini.
5. Riwayat Utang Piutang yang Berantakan
Masih kendala perusahaan distributor yang berhubungan dengan konsumen. Selain manajemen keluhan konsumen, ada juga riwayat utang piutang yang tidak beres. Konsumen dari distributor kebanyakan adalah toko atau reseller dan jumlah pembeliannya cukup tinggi.
Biasanya untuk proses pembayaran konsumen dilakukan berkala atau dalam bentuk piutang. Cukup banyak perusahaan distributor yang salah kaprah dalam menangani piutang konsumen. Utang piutang yang tidak tercatat rapi akan mempersulit pelacakan pemasukan di laporan bulanan.
Perusahaan distributor sebaiknya mulai membuat catatan yang rapi untuk menangani utang piutang ini. Tinggal manfaatkan saja teknologi yang terintegrasi dari sistem manajemen penjualan sampai dengan akuntansi. Tujuannya untuk memudahkan penagihan dan catatan yang jelas dalam laporan bulanan.
6. Tidak Ada Bonus atau Loyalty ke Konsumen
Hal ini juga sering jadi kendala perusahaan distributor yang membuat banyak konsumen untuk tidak repeat order. Bonus atau loyalty merupakan salah satu bentuk penghargaan dan strategi marketing yang biasanya dilakukan oleh perusahaan.
Sebagai pemilik perusahaan distribusi Anda seharusnya memperhatikan akan hal ini dengan lebih seksama. Tentunya dengan mempertimbangkan kondisi keuangan dengan tepat sehingga bonus atau loyalty yang diberikan ke konsumen tidak merugikan.
Menghadirkan bonus bisa menjadi daya tarik yang cukup besar dan memudahkan sales untuk menawarkan produk ke konsumen baru. Perusahaan juga bisa memiliki skema perputaran barang yang jauh lebih cepat dan banyak untung.
7. Rendahnya Keakuratan Data Stok
Punya banyak barang di gudang menjadi salah satu tantangan terbesar bagi karyawan distributor. Apalagi jika jumlah karyawan sedikit seringkali membuat data stok tidak akurat lagi. Sistem bisa saja mencatat barang yang tersimpan lebih banyak, namun pada kenyataannya produk lebih sedikit.
Hal ini akan menyulitkan Anda untuk memenuhi kebutuhan konsumen ketika permintaan sedang tinggi. Selain itu data stok yang tidak akurat juga akan mempengaruhi pembukuan keuangan. Kendala perusahaan distributor ini kerap menjadi masalah yang cukup memusingkan.
Ada cara mengatasi yang bisa dilakukan yaitu dengan cross check barang secara terjadwal. Anda harus memiliki karyawan yang cukup untuk mengecek barang di gudang dan di sistem. Jadi jika ada selisih harus segera disesuaikan kembali.
8. Informasi Real Time yang Terbatas
Bisa dikatakan bahwa perputaran bisnis distributor sangatlah cepat. Keluar masuk barang setiap harinya terjadi dalam jumlah besar, apalagi jika produk yang dijual adalah kebutuhan pokok. Informasi real time yang terbatas masih menjadi kendala perusahaan distributor yang harus segera diatasi.
Misalnya informasi real time mengenai pengiriman barang dari manufaktur. Ketepatan jadwal pengiriman dan kapan akan tiba ini harus diketahui semua divisi dengan baik. Tujuannya untuk memudahkan divisi gudang mempersiapkan area penyimpanan produk baru.
Mengatasi kendala informasi ini sebaiknya perusahaan menyediakan sistem yang terintegrasi dan bisa diakses secara online. Dengan begitu masing-masing divisi tidak perlu bertanya langsung dan menunggu jawaban dari divisi lainnya. Data juga harus di input secara valid.
9. Produk Rusak Sampai ke Tangan Konsumen
Kendala perusahaan distributor inilah yang kerap menjadi keluhan para konsumen. Perusahaan distributor memiliki banyak sekali item barang yang harus dijual. Selain itu ruang penyimpanan yang terbatas dan karyawan yang mengangkut secara asal-asalan jadi sumber masalahnya.
Belum lagi karena di perjalanan alat transportasi melewati jalan yang tidak rata membuat barang sampai ke konsumen dalam kondisi rusak. Perlu adanya langkah perbaikan untuk meminimalisir hal ini karena jadi sumber kerugian.
Solusi yang bisa diambil perusahaan distributor adalah dengan melakukan pengecekan barang yang datang dari manufaktur. Mungkin saja kerusakan memang berasal dari pabriknya. Distributor juga harus mempersiapkan gudang dengan baik dan melatih karyawan agar bekerja menangani barang dengan baik.
10. Gudang yang Tidak Terorganisir dengan Baik
Kendala perusahaan distributor ini juga berkaitan dengan inventaris. Perlu diingat bahwa ada begitu banyak jenis barang yang harus disimpan. Setiap barang memiliki masa kadaluarsa berbeda dan butuh penyimpanan yang rapi.
Seringkali karyawan di gudang tidak memiliki sistem penyimpanan yang baik. Contohnya barang baru diletakkan di paling dekat pintu keluar. Padahal masih banyak barang lama yang seharusnya dikeluarkan terlebih dahulu. Hal ini akan merugikan perusahaan karena lokasi penyimpanan yang tidak efisien.
Perlu adanya perubahan penataan gudang sehingga barang akan dikeluarkan sesuai dengan tanggal masuk dan tanggal kadaluarsanya. Lebih baik lagi jika setiap barang yang datang memiliki nomor khusus sehingga memudahkan penyimpanan dan keluar untuk didistribusikan.
Tips Perusahaan Distributor Mengatasi Kendala dengan Baik
Kendala perusahaan distributor cukup banyak dan akan terjadi setiap hari. Jika tidak ditangani dengan baik maka operasional akan menjadi kacau. Konsumen lari ke distributor lain dan perusahaan kesulitan melacak barang keluar dan masih.
Ada beberapa tips yang bisa dilakukan perusahaan distributor menghadapi kendala-kendala tersebut sebagai berikut:
1. Setiap Divisi Memiliki SOP di Setiap Divisi
Langkah pertama adalah menentukan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang jelas. SOP inilah yang menjadi pedoman utama para karyawan dalam bekerja. Sehingga baik karyawan baru dan lama bisa menyelesaikan pekerjaannya dengan baik dan terorganisir.
SOP ini akan berbeda-beda tergantung dengan divisinya jadi perusahaan harus membuatnya terlebih dahulu. SOP juga menjadi panduan untuk memantau kinerja karyawan sehingga memudahkan HRD untuk memberikan penilaian.
2. Memiliki Big Data
Data adalah hal yang sangat penting bagi semua perusahaan termasuk distributor. Sebaiknya perusahaan distributor memiliki big data yang bisa diakses dengan mudah oleh semua divisi sesuai dengan kebutuhannya.
Mulai dari data utang piutang yang akan diakses oleh sales dan bagian keuangan. Ada juga data stok barang yang harus bisa diakses staf gudang dan administrasi. Sedangkan data konsumen harus bisa diakses sales, customer service hingga marketing.
3. Perawatan Armada
Tidak dapat dipungkiri bahwa perusahaan distributor akan memiliki armada yang cukup baik. Baik itu truk atau mobil boks yang semuanya membutuhkan perawatan secara spesifik. Perawatan ini sangat penting demi keselamatan karyawan dan barang sampai ke konsumen dengan baik.
Perawatan berkala ini bisa dilakukan dengan mempekerjakan teknisi in house atau bekerja sama dengan perusahaan lainnya. Yang pasti Anda harus memastikan perawatan ini berjalan dengan rutin dan baik.
4. Mengikuti Perkembangan Teknologi
Perusahaan distributor juga harus mengikuti perkembangan teknologi. Mengingat teknologi ini yang akan mempermudah operasional dan menghadapi semua jenis kendala.
Mulai dari teknologi yang berhubungan dengan pemasaran produk sampai dengan manajemen internal. Kebutuhan teknologi ini harus dipenuhi secara berkala.
Semua kendala perusahaan distributor pada dasarnya selalu ada solusi untuk mengatasinya. Supaya kendala-kendala ini tidak sering terjadi akan lebih baik jika melakukan persiapan bisnis dengan baik. Memanfaatkan teknologi bisa jadi salah satu solusinya.
